Najpierw organ i rodzaj postępowania
Słowo „pełnomocnik” nie wskazuje jednego zestawu uprawnień we wszystkich sprawach IP. Inne zasady obowiązują przy zgłaszaniu wynalazku do Urzędu Patentowego RP, inne w sporze o unieważnienie prawa, a jeszcze inne w procesie cywilnym. Dlatego pierwszą pozycją w notatce o sprawie powinny być: organ, rodzaj prawa, etap postępowania oraz status i siedziba strony. Dopiero na tej podstawie sprawdza się, kto może ją reprezentować. [1] [2]
Należy oddzielić uprawnienie zawodowe do wykonywania czynności od umocowania udzielonego w konkretnej sprawie. Osoba może mieć odpowiednie kwalifikacje, ale bez prawidłowego dokumentu nie wykazać prawa działania za wskazanego przedsiębiorcę. Z kolei bardzo szeroko napisane pełnomocnictwo samo nie nada kwalifikacji wymaganych przez ustawę. To dwa osobne elementy kontroli formalnej. [2] [3]
Zgłoszenie wynalazku a zgłoszenie znaku
W sprawach związanych z dokonywaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń oraz utrzymywaniem ochrony wynalazków, dodatkowych praw ochronnych, wzorów użytkowych i topografii układów scalonych zawodowym pełnomocnikiem przed UPRP może być rzecznik patentowy lub uprawniony usługodawca transgraniczny. Nie należy przenosić na tę grupę zasad reprezentacji znaków towarowych. [1] [2]
Dla zgłoszeń i utrzymywania ochrony znaków towarowych, wzorów przemysłowych i oznaczeń geograficznych art. 236 ust. 1¹ p.w.p. przewiduje również adwokata i radcę prawnego. Weryfikacja powinna zatem dotyczyć konkretnej kategorii sprawy. Spółka, która jednocześnie zgłasza znak i wynalazek, powinna rozpatrzyć te dwa mandaty osobno, zamiast zakładać, że jedno uprawnienie zawodowe pokrywa każdą czynność. [2]
Osoba fizyczna i współuprawniony
Art. 236 ust. 2 p.w.p. przewiduje dodatkowy krąg pełnomocników osoby fizycznej: współuprawnionego, rodziców, małżonka, rodzeństwo, zstępnych oraz osoby pozostające ze stroną w stosunku przysposobienia. Jest to wyjątek dotyczący określonego statusu strony i relacji. Sama współpraca biznesowa lub znajomość techniki nie wystarcza do skorzystania z niego. Spółka z o.o. nie staje się osobą fizyczną dlatego, że działa przez jednego wspólnika. [2]
Obowiązek korzystania z profesjonalnego pełnomocnika przez podmioty zagraniczne trzeba badać z uwzględnieniem art. 236 ust. 3 i wyłączenia dotyczącego osób z UE, EFTA będących stronami EOG oraz Szwajcarii. Siedziba, miejsce zamieszkania i właściwy tryb mają tu znaczenie prawne; język strony albo kraj pochodzenia twórcy nie zastępują tej analizy. [2]
Postępowanie sporne przed UPRP
W postępowaniu spornym prowadzonym przed kolegiami orzekającymi UPRP nie wolno automatycznie powtarzać ograniczeń z postępowania zgłoszeniowego. Urząd wskazuje odpowiednie stosowanie art. 33 § 1 k.p.a. przez art. 256 ust. 1 p.w.p.: pełnomocnikiem może być osoba fizyczna mająca zdolność do czynności prawnych. Mogą nim być także profesjonalni pełnomocnicy, którym przysługują odpowiednie uprawnienia do substytucji. [3]
Znaczenie ma również moment wykazania umocowania. Wniosek inicjujący postępowanie sporne wymaga dokumentów przewidzianych w art. 255¹ p.w.p. Nieuzupełnienie braku po wezwaniu może prowadzić do umorzenia. Dlatego kontrola uprawnień, podpisu i załączników powinna poprzedzać wysłanie pisma, a nie pojawiać się dopiero po wyznaczeniu rozprawy. [2] [3]
Sąd, EPO i EUIPO: trzy odrębne porządki
W polskim sądowym postępowaniu w sprawach własności intelektualnej art. 87² k.p.c. ustanawia co do zasady obowiązkowe zastępstwo przez adwokata, radcę prawnego lub rzecznika patentowego. Ustawa przewiduje wyjątek, gdy wartość przedmiotu sporu nie przekracza 20 000 zł, oraz możliwość zwolnienia przez sąd i dalsze wyjątki ustawowe. Prawidłowej kwalifikacji nie zastępuje sam numer wydziału sądu. [4]
Przed EPO reprezentację regulują art. 133–134 EPC; polski wpis zawodowy nie oznacza automatycznie wpisu na listę EPO. Z kolei w sprawach unijnych znaków przed EUIPO stosuje się art. 119–120 rozporządzenia 2017/1001, w tym reguły dotyczące stron spoza EOG i dopuszczonych reprezentantów. Listę uprawnionych sprawdza się w rejestrze właściwym dla organu, a nie na podstawie nazwy kancelarii. [5] [6]
Zakres, podpis i dokument w aktach
Dokument powinien pozwolić ustalić mocodawcę, pełnomocnika, sprawę i zakres czynności. Przy podmiocie rejestrowym kontroluje się, kto może podpisać dokument oraz czy wymagana jest reprezentacja łączna. Zakres dotyczący jednego zgłoszenia nie powinien być bez sprawdzenia traktowany jako umocowanie do zawierania ugód, przenoszenia prawa albo prowadzenia nowego procesu przed innym organem. [2] [3]
UPRP wskazuje potrzebę tłumaczenia pełnomocnictwa sporządzonego w języku obcym oraz przedłożenia go przy pierwszej czynności. Formę dokumentu i sposób uwierzytelnienia kopii należy dobrać do procedury. Osobno sprawdza się opłatę skarbową: standardowo 17 zł od stosunku pełnomocnictwa, chyba że zachodzi zwolnienie lub wyłączenie. Dowód zapłaty nie zastępuje samego podpisanego umocowania. [3] [7]
Przykład pracy z dokumentami i kontrola końcowa
Przykład redakcyjny: krakowski producent chce zgłosić mechanizm i jego nazwę handlową, a równocześnie rozważa spór o wcześniejszy znak konkurenta. Warto utworzyć trzy pozycje kontrolne: zgłoszenie wynalazku, zgłoszenie znaku i ewentualny spór. Dla każdej zapisuje się organ, podstawę reprezentacji, zakres dokumentu, osobę podpisującą oraz sposób wniesienia opłaty. Jest to model organizacji analizy, a nie opis sprawy prowadzonej przez wydawcę.
Przed wysłaniem pisma należy porównać nazwę strony z rejestrem, sprawdzić datę i zakres umocowania, prawidłowość podpisów, czytelność załączników i potwierdzenie złożenia. Odwołanie lub zmiana pełnomocnika wymaga uporządkowania doręczeń i terminów. Taki protokół pozwala wychwycić różnicę między dobrym merytorycznie pismem a pismem złożonym przez osobę, która nie wykazała prawa do działania. [2] [3]
Źródła i dalsza lektura
- 1UPRP — FAQ: reprezentacja w postępowaniu zgłoszeniowym ↗
UPRP FAQ, pytanie ogólne 4
Źródło urzędowe; odczyt 18.10.2026.
- 2Prawo własności przemysłowej ↗
Dz.U. 2023 poz. 1170 ze zm.; art. 236–240, 255¹, 256
Źródło urzędowe; odczyt 18.10.2026.
- 3UPRP — zasady reprezentacji stron w postępowaniu spornym ↗
Art. 33 § 1 k.p.a. w zw. z art. 256 ust. 1 p.w.p.
Źródło urzędowe; odczyt 18.10.2026.
- 4Kodeks postępowania cywilnego — tekst jednolity 2026 ↗
Dz.U. 2026 poz. 468 ze zm.; art. 87² §§ 1–4
Źródło urzędowe; odczyt 18.10.2026.
- 5EPC — general principles of representation ↗
EPC Article 133; Article 134
Źródło urzędowe; odczyt 18.10.2026.
- 6EU trade mark regulation ↗
Regulation (EU) 2017/1001, Articles 119–120
Źródło urzędowe; odczyt 18.10.2026.
- 7UPRP — opłata skarbowa od pełnomocnictwa ↗
17 PLN; zasady od 01.01.2025
Źródło urzędowe; odczyt 18.10.2026.
Rekel Patent — serwis o własności intelektualnej. Wydawca: Vadym Rekel.